Colegio

Acceso: menú Colegio | Quién puede usarlo: usuarios con permiso de Colegio. Sin ese permiso, la pantalla no se abre: pídalo a quien administra los usuarios de su colegio. Para guardar cambios hace falta además el permiso de editar la configuración del colegio; para archivar bonos, descuentos, cuentas contables y fórmulas, el permiso de eliminar.

Para qué sirve

Colegio es donde se deja configurado el establecimiento: razón social, RUT, logo y representante legal, la caja de compensación y la mutual, las subvenciones que recibe, el plan de cuentas contables, los bonos y descuentos propios y las opciones que cambian cómo se emiten las liquidaciones. También aquí se aplican los reajustes de sueldos a todo el personal.

Lo que se configura aquí lo usan Remuneraciones, Trabajadores y la contabilidad. Un cambio mal hecho se replica en todas las liquidaciones, por eso conviene probar con un trabajador antes de procesar el mes completo.

Conceptos clave

La pantalla se divide en paneles

A la izquierda aparece el menú Configuraciones con un panel por tema. Al pulsar uno, se muestra a la derecha. En el celular, el menú se abre con el botón de las tres rayas.

Editar, Finalizar y Guardar

En varios paneles (Colegio, Afiliaciones y Asociaciones, Subvenciones y Planificación de Recursos, Integración Quickpass y Automatización de Acceso a Sitios Web) los campos están bloqueados hasta que pulse Editar. Luego:

• Guardar graba los cambios y muestra Datos Guardados!.
• Finalizar vuelve a bloquear los campos, pero no guarda: pulse Guardar antes.

Si no ve Editar ni Guardar en esos paneles, su usuario no tiene permiso para editar la configuración del colegio. Pídalo a quien administra los usuarios.

Historial de cambios

Todo cambio queda registrado con la persona que lo hizo. Para verlo, pulse el botón de tres puntos (Más opciones) junto al título Configuraciones y elija Historial de cambios.

Pantalla principal de Colegio

Panel	Para qué sirve
Colegio	Razón social, RUT, representante legal, región, comuna, dirección y logo.
Afiliaciones y Asociaciones	Caja de compensación, mutualidad y opciones de impuesto.
Subvenciones y Planificación de Recursos	Subvenciones del colegio, porcentaje de alumnos prioritarios y banco por subvención.
Cuentas Contables	Plan de cuentas propio del colegio.
Bonos Imponibles/No Imponibles	Bonos que se pueden asignar a los trabajadores.
Fórmulas	Fórmulas para bonos, y escalafones de bienios y trienios.
Descuentos	Descuentos propios del colegio.
Automatización de Acceso a Sitios Web	Credenciales del SII.
Configuración de Remuneraciones	Opciones de liquidaciones, firma del representante legal y formato de nombres.
Configuración Conciliación	Cuentas de banco que usa la conciliación bancaria. Solo aparece si su colegio tiene el módulo.
Integración Quickpass	ID de empresa del reloj control.
Reajustes de Sueldos	Reajustes masivos de sueldos y leyes.
Firma digital	Aprobador y firmantes de documentos. Solo aparece si su colegio tiene el módulo de firma digital.

Cómo cambiar los datos del colegio

1. En Colegio, abra el panel Colegio.
2. Pulse Editar.
3. Cambie los campos: Razon social, Nombre del Establecimiento, Rut Corporación, Rut Representante legal, Representante legal, Región, Comuna y Dirección.
4. Pulse Guardar. Aparece Datos Guardados!.

El RBD se muestra pero no se puede cambiar. La Comuna se llena según la Región elegida: elija primero la región.

Si el RUT está mal escrito, Zeiken avisa El Rut de la corporación no es correcto o El Rut del representante legal no es correcto y no guarda nada. El RUT del representante legal se usa para enviar liquidaciones a firma digital.

Cómo cambiar el logo del colegio

1. En el panel Colegio, pulse Editar.
2. Pulse Seleccionar y elija la imagen. Debe medir como máximo 200 x 200 px.
3. Pulse Subir. El logo se guarda de inmediato.

Si la imagen es más grande, aparece Imagen muy grande: La imagen mide más de lo permitido. Pulse Volver y elija una más pequeña. Si falla la subida, Zeiken muestra Se produjo un error al subir la imagen, intente nuevamente.

El botón Seleccionar solo aparece en modo edición. Subir aparece cuando ya eligió una imagen válida.

Afiliaciones y asociaciones

En el panel Afiliaciones y Asociaciones, pulse Editar y complete:

Campo	Qué es
Caja Compensación	Caja a la que está afiliado el colegio.
Mutualidad	Mutual de seguridad.
Nº Adherente / Mutual	Número de adherente en la mutual.
Tasa / Mutual	Tasa de cotización de la mutual.

Más abajo hay interruptores:

• Pagar préstamo CCAF por Previred: elija en la lista el o los descuentos de caja que se pagarán por Previred y active el interruptor. Aparece solo si ya eligió una Caja Compensación.
• ¿Tengo creado descuento 3% SII?: elija el descuento del 3% SII que usted creó en Descuentos y active el interruptor. Aparece solo si ya eligió una Caja Compensación.
• Zona Excluida Impuesto y Rebaja Impuesto Único: actívelos si corresponden a su colegio.

Pulse Guardar al terminar.

Subvenciones y planificación de recursos

En el panel Subvenciones y Planificación de Recursos, pulse Editar para cambiar:

• Asignación Zona (%).
• Subvenciones: las que recibe el colegio. Se pueden elegir varias.
• Porcentaje Alumnos Prioritarios.
• Administración Central: activa o desactiva la administración central del colegio.
• Asignación Zona para asistentes: activa o desactiva la asignación de zona para asistentes.
• Gestión Manual de Asientos Contables para Pagos de Remuneraciones: el sistema sigue creando los asientos de forma automática, pero el asiento de pago de la remuneración se hace cuando usted concreta el pago de forma manual.

Carrera Docente se muestra pero no se puede cambiar desde esta pantalla.

Banco por subvención

La tabla Banco de Subvenciones tiene una fila por cada subvención elegida. En Banco a pagar elija el banco con el que se paga esa subvención. Los bancos que aparecen son las cuentas de banco de su plan de Cuentas Contables. Si una subvención recién elegida no aparece en la tabla, cámbiela de nuevo en Subvenciones.

Cuentas contables

El panel Cuentas Contables muestra el plan de cuentas del colegio. Las cuentas con un punto azul son del sistema y no se pueden modificar. Las cuentas archivadas aparecen en rojo.

Columna	Qué es
Tipo y SubTipo	Clasificación de la cuenta.
Código	Código único de la cuenta.
Nombre	Nombre de la cuenta.
N°Cta Bancaria	Número de cuenta, para cuentas de banco.
Cta Contraloria	Cuenta de la Contraloría asociada. La lista depende del Tipo.
Cta SuperEduc	Cuenta de la Superintendencia de Educación asociada.

Cómo agregar o editar una cuenta contable

1. Pulse Agregar. Se crea de inmediato una fila llamada Nueva Cuenta.
2. Haga doble clic en la fila para editarla (o en una cuenta existente).
3. Complete los datos. Si repite un código, Zeiken avisa Atención!: El código ingresado ya fue usado en otra cuenta contable.
4. Pulse el ícono Guardar de la fila. Aparece Datos Guardados!. Con Cerrar sale sin guardar.

El ícono Eliminar de la fila no borra la cuenta: la archiva (y de nuevo lo deja activa). Debe pulsar Guardar para que quede registrado. Aparece solo con el permiso de eliminar, y no en cuentas del sistema.

Los botones Agregar y Guardar aparecen solo con permiso de editar la configuración del colegio.

Bonos

El panel Bonos Imponibles/No Imponibles lista los bonos que luego se asignan a los trabajadores en su ficha o en la importación de remuneraciones. Los bonos con punto azul son del sistema y no se pueden editar.

Columna	Qué es
Tipo	Imponible o No Imponible.
Cod/Super	Código del bono en la Superintendencia de Educación.
Subvención	Subvenciones a las que se carga el bono.
Nombre	Nombre del bono.
Fórmula	Fórmula asociada, si usa una. Vea Fórmulas.
Variable	Si o No.
Reajustar y Rebajar	Suben o bajan el valor del bono a todos los trabajadores.

Cómo crear un bono

1. Pulse Agregar. Se crea de inmediato un bono llamado NUEVO BONO.
2. Haga doble clic en su fila.
3. Elija el Tipo, el código, las Subvención y escriba el Nombre. Si corresponde, elija una Fórmula.
4. Pulse Guardar (ícono de la fila). Aparece Datos Guardados!.

El ícono Guardar de la fila está bloqueado si el bono no tiene código.

Cómo archivar un bono

Haga doble clic en el bono y pulse Archivar; luego Guardar. El bono archivado se ve en rojo con (Archivado) y deja de poder asignarse. Pulse Archivar de nuevo para reactivarlo. Archivar aparece solo con permiso de eliminar.

Cómo reajustar el valor de un bono

1. En la fila del bono, pulse Reajustar (para subir) o Rebajar (para bajar).
2. Zeiken advierte: Atención, esta a punto de modificar el valor de este bono en la ficha de todos los trabajadores que lo tengan asignado. Escriba el porcentaje, por ejemplo 3.45, con hasta dos decimales.
3. Pulse Aceptar. Aparece Se ha reajustado el bono en un X% y el cambio queda en el historial.

Si no escribe un valor, Zeiken avisa Por favor, ingrese un valor; si no es válido, Ingrese un número válido con hasta 2 decimales. Los botones Reajustar y Rebajar aparecen solo con permiso de editar. El cambio afecta a los trabajadores que no están retirados.

Cómo importar bonos desde Excel

Pulse Importar Excel (junto a Agregar) y siga el asistente. Al terminar, Zeiken muestra cuántos bonos se importaron. El botón aparece solo con permiso de editar.

Fórmulas, bienios y trienios

El panel Fórmulas tiene tres tablas:

• Fórmulas: con Nombre, Expresión y Estado (Activa o Archivada). Pulse Agregar para crear una, el lápiz (Editar) para cambiarla, o el ícono de archivo (Archivar / Activar). No puede haber dos fórmulas activas con el mismo nombre: Zeiken avisa Ya existe una fórmula activa con ese nombre. Si falla, muestra No se pudo guardar la fórmula.
• Bienios y Trienios: cada escalafón vale 2 o 3 años. Con Agregar se suma un escalafón y el Porcentaje se edita en la misma tabla. Si falla, aparece No se pudo guardar el escalafón. Solo se puede eliminar el último escalafón, con el ícono de papelero (Eliminar último).

Los botones de esta sección aparecen según sus permisos: Agregar, Editar y el porcentaje con permiso de editar; Archivar y Eliminar último con permiso de eliminar. Sin permiso de editar, el porcentaje se ve como texto.

Descuentos

El panel Descuentos lista los descuentos propios del colegio. Los de sistema (punto azul) no se editan.

Columna	Qué es
Cod/super	Código del descuento.
Cuenta Asociada	Cuenta de pasivo donde se registra el descuento.
Nombre	Nombre del descuento.

Para crear uno, pulse Agregar: se crea NUEVO DESCUENTO. Haga doble clic en la fila, complete los datos y pulse Guardar (ícono de la fila). Para archivarlo use Archivar y luego Guardar; el descuento archivado se ve en rojo con (Archivado). El ícono Guardar está bloqueado si falta el código.

Automatización de acceso a sitios web (SII)

El panel Automatización de Acceso a Sitios Web guarda las credenciales con que Zeiken entra al SII para traer información, como los documentos de compra. Pulse Editar y complete:

• El interruptor A/D (activo / desactivado) de SII - Servicio de Impuestos Internos.
• Usar Clave Única, si el colegio entra al SII con Clave Única.
• Rut (Rol Único Tributario) y Contraseña.
• Rut Representante Legal, Clave Representante Legal y Clave Única.
• RUT eBoleta FICOM y Contraseña eBoleta FICOM: aparecen solo si su colegio tiene FICOM. Sirven para emitir boletas electrónicas desde los pagos de FICOM y pueden ser distintas a las del SII.

Pulse Guardar al terminar.

Configuración de remuneraciones

En el panel Configuración de Remuneraciones los interruptores se guardan con el botón Guardar del final de la página (no hay Editar).

Opción	Qué hace
Consolidad contratos en liquidación	Los haberes de las liquidaciones con más de un contrato se juntan en un solo ítem.
Desactivar cálculo automático de liquidaciones	En período abierto no se calculan liquidaciones al entrar. Debe usar Procesar remuneraciones para generarlas y guardarlas. Al cerrar el período no se recalculan los montos.
Asignación familiar variable asistencia	La asignación familiar varía con la asistencia cuando los días trabajados son menos de 25.
Aportes empleador con RIMA en licencias	Los aportes del empleador (mutual, caja, etc.) de trabajadores con licencia médica se calculan sumando la renta del mes y la RIMA de los días con licencia.
Libro Remuneración SuperEduc separado	El libro de la Superintendencia de Educación se descarga con una línea por cada función del trabajador.
Desactivar restricción de 3 UTM en activos fijos	Se omite la advertencia que impide registrar activos fijos de menos de 3 UTM en compras.

Modelo de liquidación

En Modelo de liquidación elija el diseño del PDF de la liquidación. Al pasar el cursor por cada modelo se ve una vista previa con datos de ejemplo; si no se puede generar, aparece No se pudo generar la vista previa.

• Con Predeterminado (Normal / Detallada) cada vez se elige entre Normal y Detallada al generar el PDF.
• Si elige un modelo, se usa en todos los PDF de liquidación y ya no se ofrece Normal / Detallada. Ese modelo ignora además la opción de consolidar haberes, pero respeta el orden y el formato del nombre.
• Cambiar el modelo también cambia cómo se ven los períodos anteriores al reimprimirlos o reenviarlos.

Cómo se ve el nombre del trabajador en la liquidación

• Orden del nombre en liquidación de sueldo: marque Nombre / Apellido o Apellido / Nombre. Si no marca ninguno, se usa Nombre / Apellido.
• Formato del nombre en liquidación de sueldo: marque MAYÚSCULA o minúscula. Si no marca ninguno, se muestra como fue ingresado.

Cómo ordenar el Libro de Remuneraciones

Active Limpiar y ordenar nombres en Libro REM para quitar espacios sobrantes de nombres y apellidos. Al activarla aparecen dos opciones más:

• Formato del nombre en Libro de Remuneraciones: MAYÚSCULA o minúscula.
• Orden del Libro de Remuneraciones: Rut (de menor a mayor), Alfabético por primer nombre, Alfabético por primer apellido, Alfabético por Nombre, 2º Nombre, Apellido, 2º Apellido o Alfabético por Apellido, 2º Apellido, Nombre, 2º Nombre. Siempre debe quedar una opción marcada; si desmarca una, el orden vuelve a primer apellido.

Firma del representante legal

En la parte superior del panel está Firma Representante Legal. Pulse Seleccionar, elija la imagen (máximo 400 x 200 px) y pulse Subir Firma. La firma aparece en las liquidaciones. Si la imagen es mayor, Zeiken avisa Imagen muy grande.

Configuración de conciliación

El panel Configuración Conciliación aparece solo si su colegio tiene el módulo de Conciliación bancaria. Marque en Incluir las cuentas contables que representan movimientos de banco o pago, y pulse Guardar configuración. Zeiken muestra Configuración guardada, o Error al guardar la configuración si falla.

Cuando hay al menos una cuenta marcada, el lado Sistema de la conciliación muestra los asientos contables que contienen esas cuentas, en vez de los ingresos, egresos y remuneraciones. Abajo se indica cuántas cuentas hay seleccionadas.

Integración Quickpass (reloj control)

En el panel Integración Quickpass, pulse Editar, escriba el ID Empresa Quickpass de su colegio y active Integración activa. Pulse Guardar. Con esto se conecta la consulta de atrasos de Reloj Control.

Firma digital

El panel Firma digital aparece solo si su colegio tiene firma digital contratada. Complete:

• Aprobador de documentos: RUT de quien aprueba. Si no es válido, aparece El rut no es válido.
• Firma trabajador: active para que el trabajador firme.
• Firma Representante Legal: active para que firme el representante legal.

Pulse Guardar (aquí no hay Editar). Aparece Se actualizó correctamente la firma digital.

Reajustes de sueldos

El panel Reajustes de Sueldos aplica un reajuste a todo el personal que no está retirado. Cada tarjeta muestra el último reajuste (porcentaje, fecha y responsable) o Sin reajuste registrado.

Tarjeta	A quién reajusta
Sueldo Base (Asistente de la Educación)	Sueldos base de contratos que no son docentes. Solo porcentaje.
Ley 19.464	Valor de la ley 19.464. Por porcentaje o por monto.
Valor Propio Docente	Valor hora de los docentes que tienen valor propio activado. Solo porcentaje.
Ley 19.933	Valor de la ley 19.933. Por porcentaje o por monto.
Ley 19.410	Valor de la ley 19.410. Por porcentaje o por monto.

Cómo aplicar un reajuste de sueldos

1. En la tarjeta, pulse Aplicar.
2. En las leyes, elija si reajusta por Porcentaje o Monto. Escriba el valor, por ejemplo 1.2. Si no es un número, aparece Debes ingresar un número válido o Debe ingresar un número válido.
3. Pulse Previsualizar. Se abre una tabla con el valor Antiguo y el Nuevo de cada trabajador.
4. Desmarque a quienes no deban reajustarse. Con Descargar Excel puede guardar la previsualización.
5. Pulse Sí, aplicar. Al terminar aparece, por ejemplo, Reajuste de 1.2% aplicado con éxito a 35 trabajadores.

Si no hay a quién aplicar, Zeiken avisa No hay trabajadores a los que aplicar el reajuste. Si desmarca a todos: No se seleccionó ningún trabajador.

El ícono de reloj (Ver historial) aparece cuando ya hubo reajustes de ese tipo.

Cómo revertir un reajuste

En Zona de riesgo, pulse Revertir Reajuste, elija el tipo de valor y siga los mismos pasos de la previsualización.

Revertir calcula el valor inverso y sobreescribe los sueldos actuales. No se recupera automáticamente. Revise la previsualización antes de pulsar Sí, aplicar.

Problemas frecuentes en Colegio

No veo los botones Editar y Guardar. Su usuario no tiene permiso para editar la configuración del colegio. Pídalo a quien administra los usuarios.

No veo el panel Configuración Conciliación, Firma digital o Integración Quickpass. Configuración Conciliación y Firma digital aparecen solo si su colegio tiene esos módulos contratados. Si cree que debería tenerlos, consulte a Zeiken.

Al guardar aparece El Rut de la corporación no es correcto. Revise el RUT y el dígito verificador en el panel Colegio.

Cambié un dato y no se guardó. Pulsó Finalizar sin Guardar. Entre otra vez a Editar, repita el cambio y pulse Guardar.

No puedo editar un bono, descuento o cuenta. Los que tienen punto azul son del sistema y no se modifican. Cree uno propio con Agregar.

No puedo subir el logo: Imagen muy grande. El logo debe medir como máximo 200 x 200 px, y la firma del representante legal 400 x 200 px.

Un bono archivado sigue apareciendo. Archivar deja el bono en rojo con (Archivado) en esta lista, pero ya no se puede asignar. Recuerde pulsar Guardar después de Archivar.

Preguntas frecuentes sobre Colegio

¿Cómo cambio los datos del colegio? En Colegio, panel Colegio, pulse Editar, cambie los campos y pulse Guardar.

¿Dónde cambio la caja de compensación o la mutual? En Colegio → Afiliaciones y Asociaciones.

¿Cómo creo un bono nuevo? En Colegio → Bonos Imponibles/No Imponibles, pulse Agregar y complete la fila.

¿Cómo subo el sueldo a todo el personal? En Colegio → Reajustes de Sueldos, pulse Aplicar en la tarjeta que corresponda.

¿Dónde cambio el formato del PDF de la liquidación? En Colegio → Configuración de Remuneraciones, en Modelo de liquidación.

¿Dónde pongo la firma del representante legal para las liquidaciones? En Colegio → Configuración de Remuneraciones, en Firma Representante Legal.

¿Quién cambió un dato de la configuración? En Colegio, pulse Más opciones junto a Configuraciones y elija Historial de cambios.

Vea también: Remuneraciones, Trabajadores, Roles y permisos, Glosario.