Firma digital

Acceso: menú Firma Digital (etiqueta Beta). Los envíos se hacen desde Remuneraciones → Acciones → Imprimir/Enviar liquidaciones | Quién puede usarlo: colegios que tengan contratado el servicio de firma digital. La configuración se hace en Colegio → Firma digital.

Para qué sirve

Firma digital permite enviar las liquidaciones de sueldo a firma electrónica, de modo que el trabajador (y, si usted lo activa, el representante legal) firme el documento sin imprimirlo. La pantalla Firma Digital es el historial: muestra cuántos créditos le quedan, cuántos envíos se han hecho y el estado de cada uno.

El módulo está marcado como Beta: está en desarrollo y puede cambiar.

Conceptos clave

Cada envío a firma gasta un crédito

El colegio compra créditos. Cada documento enviado a firma descuenta 1 crédito. Si no quedan créditos, el documento no se envía y el intento queda registrado con el estado sin_credito.

Estados de un envío

La columna Estado de Envío muestra el estado tal como lo registra Zeiken:

Estado	Qué significa
enviado	El documento se envió a firma y se descontó un crédito.
sin_credito	No se envió porque el colegio no tenía créditos. No se descontó nada.
error	El servicio de firma no aceptó el documento. No se descontó ningún crédito.

Esta pantalla no indica si el trabajador ya firmó: solo registra que el documento se envió o por qué no se pudo enviar.

Qué documento se envía

Hoy se envía la liquidación de sueldo del período. El documento va primero al representante legal (solo si esa opción está activa) y luego al trabajador.

Cómo entrar a Firma Digital

1. En el menú, pulse Firma Digital.
2. Si su colegio tiene el servicio, se abre el historial de envíos.
3. Si no lo tiene, aparece una pantalla con el botón Consultar precios, que abre una conversación de WhatsApp para contratarlo.

Pantalla principal de Firma Digital

Sección	Qué muestra
Créditos	Cantidad de créditos disponibles del colegio.
Total Envíos	Cantidad de envíos registrados, incluidos los que fallaron.
Tabla de envíos	Trabajador, Rut, Estado de Envío, Usuario (quién hizo el envío) y Fecha. Los más recientes van primero.
Cargar más registros	Trae los 10 envíos siguientes. Cuando ya no hay más, aparece “No existen mas registros”.

Al pie de la tabla, Total de registros indica cuántos envíos se han cargado en pantalla, no el total del colegio.

Cómo configurar la firma digital

Esta configuración aparece en Colegio solo si el colegio tiene firma digital. Si no ve el panel Firma digital, el servicio no está activo.

1. Entre a Colegio → Firma digital.
2. En Aprobador de documentos, escriba el RUT de quien aprueba los documentos. Es obligatorio para poder enviar.
3. Active o desactive Firma trabajador y Firma Representante Legal.
4. Pulse Guardar. Zeiken muestra Se actualizó correctamente la firma digital.

Si el RUT no es válido, aparece El rut no es válido y no se guarda.

Cómo enviar liquidaciones a firma digital, paso a paso

1. Entre a Remuneraciones y elija el período.
2. Pulse Acciones → Imprimir/Enviar liquidaciones.
3. Marque a los trabajadores cuyas liquidaciones quiere enviar.
4. Pulse Enviar Firma Digital.
5. Zeiken pregunta Se enviaran la cantidad de N documentos a firmar. Pulse Seguir (o Volver para cancelar).
6. Espere mientras aparece Generando documentos …. y luego Enviando documentos …..
7. Al terminar, Zeiken muestra Firmas enviadas correctamente: N. y, si alguna falló, Firmas no enviadas: N.
8. Revise el detalle en Firma Digital.

El botón Enviar Firma Digital aparece solo si el colegio tiene firma digital activa. Si no lo ve, el servicio no está contratado.

Problemas frecuentes con la firma digital

Aparece Debe seleccionar trabajadores. Marque al menos una persona de la lista antes de pulsar Enviar Firma Digital.

Aparece Debe ingresar un aprobador en Colegió > Firma Digital. Falta el RUT del aprobador. Escríbalo en Colegio → Firma digital → Aprobador de documentos y pulse Guardar.

Aparece El rut del representante legal no es un rut valido, debe configurar en Colegio > Información del establecimiento. Con Firma Representante Legal activa, se necesita el RUT del representante legal con formato válido. Corríjalo en Colegio → Información del establecimiento, o desactive esa opción.

Un envío aparece con estado sin_credito. El colegio se quedó sin créditos. Revise Créditos en Firma Digital y contacte a Zeiken para recargar. Luego repita el envío de esas liquidaciones.

Un envío aparece con estado error, o Firmas no enviadas: N. El servicio de firma no recibió el documento. Espere unos minutos y vuelva a enviar solo esas liquidaciones.

El historial no muestra todos los envíos. La pantalla carga 10 envíos a la vez. Pulse Cargar más registros.

El trabajador dice que no le llegó el correo para firmar. Pídale que revise la casilla de spam. Esta pantalla no registra los correos de aviso de firma; los correos que Zeiken envió desde el colegio se ven en Registro de Email.

Preguntas frecuentes sobre la firma digital

¿Cómo envío una liquidación a firmar? En Remuneraciones → Acciones → Imprimir/Enviar liquidaciones, marque a los trabajadores y pulse Enviar Firma Digital.

¿Dónde veo los envíos que hice? En el menú Firma Digital, en la tabla de envíos.

¿Cuántos créditos me quedan? En Firma Digital, en el recuadro Créditos.

¿Por qué no veo el botón Enviar Firma Digital? Porque su colegio no tiene firma digital activa. Use Consultar precios en Firma Digital.

¿Se puede enviar algo que no sea una liquidación? Desde la pantalla de Zeiken, hoy solo se envían liquidaciones.

Vea también: Remuneraciones, Colegio, Registro de Email, Glosario.