Documentos firmados

Acceso: menú Documentos firmados. Los documentos se envían desde Remuneraciones → Acciones → Imprimir/Enviar liquidaciones → Firma simple | Quién puede usarlo: colegios que tengan contratada la firma simple, y usuarios con acceso a remuneraciones, a trabajadores o a la administración del colegio.

Para qué sirve

Documentos firmados es la lista de los documentos que el colegio publicó para firma simple, con su estado: Pendiente o Firmado. Sirve para saber quién ya firmó y quién falta, abrir el PDF de un documento y bajar la lista a una planilla.

Esta pantalla no sirve para firmar ni para enviar documentos: solo muestra y descarga lo ya enviado. Los trabajadores firman desde la aplicación Zeiken Staff.

No confundir con Firma Digital ni con Documentos generados

Pantalla	Qué es
Documentos firmados	Documentos publicados para firma simple y si el trabajador ya firmó. Aquí sí se ve Pendiente o Firmado.
Firma Digital	Historial de envíos de liquidaciones a firma electrónica y créditos disponibles. No indica si el trabajador firmó. Vea Firma digital.
Documentos generados	Copias de archivos que Zeiken generó (Previred, nómina de pago, libros). No tiene firmas. Vea Documentos generados.

Conceptos clave

Qué documentos aparecen

Aparecen todos los documentos que el colegio ha enviado a firma simple, con tipo Liquidación, Contrato o Anexo. Desde Zeiken, hoy se envían liquidaciones de sueldo. Un documento aparece en la lista cuando ya fue publicado para firma, no mientras se está preparando.

Estados de un documento

Estado	Qué significa
Pendiente	El documento fue enviado y el trabajador aún no lo firma. La columna Firmado muestra una raya.
Firmado	El trabajador ya firmó. La columna Firmado muestra la fecha.

Quién firma

Firma el trabajador, desde Zeiken Staff. El colegio no firma desde esta pantalla.

Pantalla principal

Sección	Qué muestra
Actualizar	Vuelve a cargar la lista. Sirve para ver las firmas hechas hace poco.
Enviados	Cantidad total de documentos de la lista, firmados o no.
Pendientes de firma	Documentos que aún no están firmados.
Firmados	Documentos ya firmados.
Filtros	Campo de búsqueda y listas Tipo, Estado y Periodo.
Tabla	Trabajador (con su RUT), Tipo, Documento, Periodo, Estado, Enviado, Firmado y Acciones.

Los contadores cuentan todos los documentos del colegio y no cambian con los filtros. Arriba de la tabla se indica cuántos documentos quedan con los filtros aplicados. La tabla muestra 10 filas por página.

Cómo enviar liquidaciones a firma simple, paso a paso

1. Entre a Remuneraciones y elija el período.
2. Pulse Acciones → Imprimir/Enviar liquidaciones.
3. Marque a los trabajadores cuyas liquidaciones quiere enviar.
4. Pulse Firma simple.
5. Zeiken pregunta Se publicarán N liquidaciones para firma simple en Zeiken Staff. Pulse Seguir (o Volver para cancelar).
6. Espere los avisos Guardando liquidaciones y Publicando para firma.
7. Al terminar aparece Listo con el resultado, por ejemplo N publicadas · N omitidas · N con error.
8. Entre a Documentos firmados y pulse Actualizar para ver los documentos nuevos como Pendiente.

El botón Firma simple aparece solo si el colegio tiene firma simple contratada. Si no marca a nadie, aparece Debe seleccionar trabajadores.

Cómo buscar un documento firmado o pendiente de firma

1. Entre a Documentos firmados.
2. En Buscar documento o trabajador… escriba el nombre, el RUT, la descripción (por ejemplo, el mes de la liquidación) o el período.
3. Para acotar, elija un Tipo (Liquidación, Contrato o Anexo), un Estado (Pendiente o Firmado) o un Periodo.
4. Para quitar un filtro, elija Todos.

Para ver quién falta por firmar, deje Estado en Pendiente.

Cómo descargar un documento firmado

1. En la fila del documento, pulse el menú de tres puntos de la columna Acciones.
2. Pulse Abrir PDF.
3. El PDF se abre en una pestaña nueva del navegador. Desde ahí puede guardarlo o imprimirlo.

Mientras se prepara el PDF, el botón muestra un círculo de carga y los menús de las demás filas quedan bloqueados un momento.

Cómo exportar la lista a CSV

1. Aplique los filtros que necesite.
2. Pulse Exportar → CSV.
3. Se baja el archivo documentos-firmados.csv, con las columnas Trabajador, RUT, Tipo, Documento, Periodo, Estado, Enviado y Firmado.

El CSV incluye solo los documentos que quedaron después de filtrar. Si no hay documentos, el botón Exportar está desactivado.

Cómo ver los documentos firmados de un trabajador

En la ficha del trabajador, pestaña Firmados, aparecen los documentos de ese trabajador enviados a firma simple. La pestaña se ve solo si el colegio tiene firma simple y su usuario tiene acceso a trabajadores.

Problemas frecuentes

No veo Documentos firmados en el menú. El menú aparece solo si el colegio tiene contratada la firma simple. Si no la tiene, la dirección directa tampoco funciona y lo lleva a una pantalla de acceso bloqueado. Consulte con Zeiken para contratarla.

La pantalla me lleva a una página de acceso bloqueado. Su usuario no tiene acceso a remuneraciones, a trabajadores ni a la administración del colegio. Pida el permiso a quien administra los usuarios de su colegio.

Aparece No hay documentos enviados a firma simple. Todavía no se ha enviado ninguno, o los filtros no dejan resultados. Deje Tipo, Estado y Periodo en Todos y borre la búsqueda. Si sigue vacío, envíe liquidaciones desde Remuneraciones.

Aparece No se pudieron cargar los documentos firmados. La lista no se pudo traer. Pulse Actualizar; si se repite, revise su conexión y vuelva a intentar.

Envié las liquidaciones y no aparecen. Pulse Actualizar. Si el aviso final dijo “con error” o “omitidas”, esos documentos no se publicaron: revise el número y repita el envío solo de esos trabajadores.

Aparece Pendiente aunque el trabajador dice que firmó. Pulse Actualizar para traer el estado más reciente. Si sigue Pendiente, pídale que revise en Zeiken Staff que el documento haya quedado firmado.

Aparece El navegador bloqueó la ventana. Permite ventanas emergentes para este sitio. El PDF se abre en una pestaña nueva y su navegador la bloqueó. Permita las ventanas emergentes para Zeiken y pulse Abrir PDF otra vez.

Aparece No se pudo abrir el PDF. El documento no se pudo traer. Espere unos minutos e intente de nuevo.

Aparece No hay documentos para exportar. No hay filas con los filtros actuales. Quite los filtros y exporte de nuevo.

No puedo firmar un documento desde esta pantalla. Esta pantalla no permite firmar. El documento lo firma el trabajador desde Zeiken Staff.

Preguntas frecuentes

¿Cómo sé qué trabajadores no han firmado su liquidación? En Documentos firmados, elija Estado → Pendiente y, si quiere, un Periodo.

¿Cómo descargo una liquidación ya firmada? En Documentos firmados, busque al trabajador, pulse el menú de tres puntos y luego Abrir PDF.

¿Quién firma los documentos? El trabajador, desde Zeiken Staff.

¿Cuándo firmó un documento? En la columna Firmado de la fila. Enviado indica el día en que se publicó.

¿Cómo envío liquidaciones a firma simple? En Remuneraciones → Acciones → Imprimir/Enviar liquidaciones, marque a los trabajadores y pulse Firma simple.

¿Es lo mismo que Firma Digital? No. Firma Digital muestra envíos a firma electrónica con créditos y no indica quién firmó; Documentos firmados sí muestra si cada trabajador firmó.

¿Se pueden borrar documentos de la lista? No hay opción para borrarlos.

Vea también: Firma digital, Documentos generados, Remuneraciones, Glosario.