Trabajadores

Acceso: menú Trabajadores → Listado Trabajadores, Crear documento o Finiquitos | Quién puede usarlo: usuarios con permiso de Trabajadores. Agregar trabajadores, editar fichas y exportar requieren además el permiso de agregar, editar o exportar en Trabajadores. Los finiquitos tienen sus propios permisos para ver, agregar, editar, eliminar y exportar.

Para qué sirve

Trabajadores es donde el colegio mantiene los datos de su personal. Aquí se agrega a cada trabajador nuevo, se completa su ficha (datos personales y laborales, contratos y anexos, previsión, salud y banco) y se guardan sus documentos. También se crean documentos laborales a partir de plantillas, como contratos, y se registran los finiquitos. Remuneraciones usa los datos de esta ficha para armar las liquidaciones.

Conceptos clave

La ficha del trabajador

La Ficha del Trabajador reúne todo lo de una persona en un colegio. Se identifica por su RUT, que no se puede cambiar una vez creada la ficha. Si una persona trabaja en más de un establecimiento, tiene una ficha distinta en cada uno.

Trabajador activo o retirado

El listado muestra solo a los trabajadores activos. Una persona pasa a Retirado cuando se cambia el campo Retirar Trabajador en Datos Laborales de su ficha. Para ver a los retirados, abra Más opciones (tres puntos) en el listado y marque Mostrar Retirados. Mientras esté marcado, la tabla muestra solo retirados.

Contrato en la ficha o documento de contrato

Son dos cosas distintas:

• Contratos y anexos de la ficha: son los datos del contrato (cargo, horas, subvenciones, fechas) que usa Zeiken.
• Crear documento: es el texto del contrato, que se descarga en PDF o Word para imprimir y firmar. Generarlo no cambia los datos de la ficha.

Zeiken Staff

Zeiken Staff es la cuenta con la que el trabajador accede a la app del personal. Requiere un correo personal en la ficha; un correo @zeiken.cl no sirve para ella. Vea Cuenta Zeiken Staff del trabajador.

Listado de trabajadores: pantalla principal

Sección	Qué muestra
Tarjetas superiores	Activos, Retirados, Altas este mes (según la fecha de ingreso) y Total general.
Buscar por nombre, RUT o cargo…	Filtra la tabla mientras escribe.
Columnas	Elige qué columnas muestra la tabla, por ejemplo cargo, horas, centro de costo o correo.
Tabla	Al pulsar una fila se abre la ficha de esa persona.
Nuevo trabajador	Agrega a una persona. Requiere permiso de agregar en Trabajadores.
Exportar	Descarga a Excel las personas y columnas que se ven en la tabla. Requiere permiso de exportar.
Más opciones (tres puntos)	Exportar cargas familiares, Mostrar Retirados y las opciones de Zeiken Staff. Si su usuario tiene más de un RBD, también Exportar todos los RBD.

En el celular, Nuevo trabajador y Exportar están dentro de Más opciones.

Cómo agregar un trabajador nuevo, paso a paso

Para agregar, crear, ingresar o dar de alta a un trabajador nuevo:

1. Vaya a Trabajadores → Listado Trabajadores y pulse Nuevo trabajador.
2. Escriba el RUT y confirme. Si está mal, Zeiken avisa Rut Inválido.
3. Se abre la ficha en blanco. Complete los campos obligatorios: Nombre y Apellido, Fecha Nacimiento (en Datos Personales), Fecha Ingreso y Cargo (en Datos Laborales), AFP / INP y Tipo de Salud (en Previsión y Salud).
4. En Contratos y anexos, complete el contrato y active las subvenciones que correspondan, con sus horas.
5. Complete el resto: dirección, correo personal, banco, bonos y descuentos.
6. Pulse Agregar. Zeiken confirma Trabajador agregado correctamente.

Agregar queda deshabilitado mientras falte un campo obligatorio. El botón campos con alertas, en la parte inferior del menú de la ficha, abre la Lista de errores con lo que falta.

Si la ficha tiene correo personal, Zeiken crea la cuenta Zeiken Staff sin notificar a la persona. Si no lo tiene, avisa Trabajador guardado. Sin correo personal: la cuenta Staff no se creó. Agrégalo en la ficha cuando lo tengas.

Mensajes al agregar un trabajador nuevo

Mensaje	Qué significa	Qué hacer
Necesitas escribir algo	No escribió el RUT.	Escríbalo.
Rut Inválido	El RUT no es válido.	Revíselo, incluido el dígito verificador.
Rut Duplicado	La persona ya está en el listado que está viendo.	Búsquela y abra su ficha.
Encontramos datos en otro establecimiento de …, confirme para agregarlo a este establecimiento	La persona ya existe en Zeiken en otro colegio.	Pulse Confirmó. Se abre la ficha con sus datos personales y con los datos laborales y bancarios en blanco. Complétela y pulse Actualizar. Volver cancela.
Ya existe en el colegio actual	La persona ya tiene ficha en este colegio, aunque no aparezca en el listado que está viendo.	Puede estar retirada: marque Mostrar Retirados y búsquela.
Correo ya en uso	El correo está asignado a otra persona.	Use un correo distinto.

Ficha del trabajador: navegación y guardado

La ficha se abre al pulsar una fila del listado. A la izquierda está el menú con Datos Personales, Datos Laborales, Contratos y anexos, Previsión y Salud, Banco, Préstamos, Documentos, Firmados, Historial, Liquidaciones y Registro. Las flechas de abajo pasan a la persona anterior o siguiente.

Para guardar cambios en una ficha:

1. Modifique los datos. Ver Cambios muestra lo que lleva cambiado sin guardar.
2. Pulse Actualizar. Zeiken muestra ¿Guardar estos cambios? con el detalle.
3. Pulse Sí, Guardar.

Si cambia correo, banco o nombre, Zeiken también los actualiza en las remuneraciones del período abierto y lo avisa. Si cierra la ficha con cambios pendientes, aparece Datos sin guardar: Volver regresa a la ficha y Seguir y descartar cambios los pierde.

Sin permiso de editar, la ficha es de solo lectura y aparece Tienes permisos de solo lectura. El icono de impresora ofrece Imprimir ficha del trabajador y Exportar hoja de reportes a Excel. El engranaje de arriba ofrece Cambiar Imagen, Restablecer imagen y Copiar ID, y requiere permiso de editar.

Secciones de la ficha del trabajador

Datos Personales de la ficha

Contiene Nombre, Segundo nombre, Apellido, Segundo Apellido, Sexo, Rut (no editable), Nacionalidad, Fecha Nacimiento, Dirección, Region, Comuna, Teléfono, Celular, Email y Estado Civil. La opción Documentación electrónica indica que la persona acepta recibirla en su correo personal.

Datos Laborales de la ficha

Grupo	Campos
Fechas	Fecha Ingreso, Fecha Inicio Laboral, Fecha Termino, Fecha de Retiro.
Término	Retirar Trabajador (Activo o Retirado) y Causal de término.
Contrato	Tipo Contrato (Indefinido o Plazo Fijo), Cargo, Remplazo.
Trabajador	Tipo de Trabajador, Subsidio Trabajador Joven. Si es pensionado aparece Tipo de pensión; si es pensionado que no cotiza o exento, aparece Entidad receptora AFC.
Exclusiones	Trabajador excluido de AFC, AFC en cero, AFP en cero, Excluido ACAP, Excluido SNED.
Marcas	¿Excluir de asignación de zona?, ¿Es de Admin Central?, ¿Presenta discapacidad? y, según el colegio, ¿Inhabilitado para carrera docente? o ¿Habilitado para carrera docente?

Si su colegio tiene PME activado, aquí también está Asignar acción PME. Cada trabajador puede tener una sola acción activa.

Bonos y descuentos fijos de la ficha

En Datos Laborales, las tablas Bonos y Descuentos guardan lo que se paga o descuenta a la persona de forma fija. Use Agregar, complete y pulse Actualizar en la ficha para guardar.

• Nuevo Bono: Tipo Bono (Imponible o No Imponible), Bono, Subvención, Monto, Fecha término (opcional) y ¿Variable según asistencia? Puede pedir Centro Costo y, con PME activado, Acción PME.
• Nuevo Descuento: el descuento, el tipo (Monto o Porcentaje) y su valor.

Para cambiar o quitar uno, use los tres puntos de su fila: Editar o Eliminar. Para bonos puntuales de un mes, use Importación en Remuneraciones.

Previsión y Salud de la ficha

Contiene Cargas Familiares y Tramo Cargas Familiares, AFP / INP y Tipo de Salud (Isapre, Fonasa o Sin Institución). Con Isapre aparecen Prestadores, Moneda plan pactado, el valor del plan y N° FUN. También registra APV (con Agregar APV), Cuenta de Ahorro Voluntario (CAV) y GES.

Cambiar Tipo de Salud, Forma Pago CAV o el prestador de APV limpia los campos relacionados, y Zeiken pide confirmar antes.

Banco de la ficha

Contiene Modo Pago (Transferencia, Efectivo o Cheque), Banco, Tipo Cuenta y N° Cuenta.

Préstamos de la ficha

Lista los préstamos de la persona con su Monto Cuota y sus Cuotas pagadas. Agregar Préstamo crea uno nuevo y, al pulsar una fila, se ve su detalle. También se gestionan en Acciones → Préstamos de Remuneraciones.

Documentos de la ficha

Guarda los archivos del trabajador. Agregar sube un archivo PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG o PNG de hasta 4 MB. En cada fila puede cambiar el Tipo, marcar Visible App, descargar o eliminar.

Al agregar o eliminar un documento, o cambiar su tipo, Zeiken pide confirmar con ¿Guardar estos cambios?. Si cancela, el cambio no se guarda.

Generar Certificado crea un PDF y lo agrega a la lista. Elija Certificado de Antigüedad Laboral, Certificado de Contrato o Certificado de Renta y pulse Generar.

Firmados de la ficha

Solo aparece si su colegio tiene firma simple activa. Lista los documentos del trabajador enviados a firma simple, con estado Firmado o Pendiente, fechas y PDF.

Historial de la ficha

Historial de Cambios muestra quién cambió la ficha, cuándo y qué valores modificó. Pulse la flecha de cada registro para ver el detalle y Cargar más registros para ver los anteriores.

Liquidaciones de la ficha

Lista las liquidaciones de la persona por Año, con Total Pagado y Descargar PDF. Si selecciona varias, aparece un botón para descargarlas todas.

Registro de Movimientos de la ficha

La sección Registro de la ficha es una bitácora de cada trabajador: permisos, amonestaciones, accidentes y observaciones. También muestra licencias y ausencias registradas. Está en el menú de la ficha en computador; no aparece en la navegación del celular. Por defecto muestra los últimos tres meses.

Para agregar un registro:

1. Pulse Nuevo Registro. Requiere permiso de editar.
2. Elija Categoría / Tipo (Permiso, Amonestación, Accidente Laboral, Observación u Otros) y Clasificación / Subtipo.
3. Indique Fecha Evento / Desde y, si corresponde, Fecha Hasta (Opcional).
4. En un accidente, puede indicar Días de reposo y N° DIAT / Folio. En una amonestación, Nivel de gravedad.
5. Escriba el detalle y, si quiere, adjunte un Documento de respaldo (Opcional) de hasta 5 MB.
6. Pulse Guardar.

La lista se filtra por texto, tipo y fechas, y Exportar PDF descarga lo que se ve. El icono de ojo abre el detalle y el basurero elimina el registro, sin posibilidad de revertirlo.

Cómo registrar un contrato o anexo en la ficha

Todo trabajador nuevo parte con un Contrato, que no se puede eliminar. Para registrar otro contrato o un anexo:

1. Abra la ficha y vaya a Contratos y anexos.
2. Pulse Nuevo contrato y confirme con Si. Se agrega un Anexo a la lista.
3. Abra el anexo y complete Docente/Asis Educ, Cargo, Descripción del cargo, Fecha Inicio, Fecha Termino y Centro de Costo.
4. Pulse Activar subvención (o Agregar subvención) y elija una.
5. Indique las horas. Si es Contrato Docente: Horas Básica y Horas Media, con Valor propio si corresponde. Si es Contrato Asis. Educ.: horas y Monto.
6. Pulse Actualizar en la ficha para guardar.

Cada contrato muestra ACTIVO o VENCIDO, y arriba se resumen Total contratos, Contratos activos y Contratos por vencer. Tramo del trabajador y N° de bienios aparecen en contratos docentes si el colegio tiene Carrera Docente.

Un anexo se elimina con el icono de basurero de su encabezado. Pasar un contrato a Contrato Asis. Educ. avisa Esta acción limpiará algunos datos: borra sus subvenciones, título, mención y bienios.

Cómo crear un documento o contrato en PDF o Word

Trabajadores → Crear documento genera contratos, anexos, cartas u otros textos para uno o varios trabajadores, con sus datos ya incorporados.

1. En Selecciona una plantilla, elija una del grupo Sistema o Plantillas del colegio, o escriba el texto en el editor.
2. En Trabajadores, seleccione a una o más personas.
3. Para agregar un dato de la ficha, ponga el cursor en el texto y pulse una variable de la lista, como Nombre, RUT o Fecha de Ingreso. Buscar variable… la encuentra.
4. Si lo necesita, use Logo Colegio, Firma Representante Legal o Peso a Texto, que convierte un monto a palabras.
5. Pulse Vista Previa para descargar el DOCX y revisarlo.
6. Genere el documento con PDF o Exportar DOCX, o use Guardar en ficha trabajador.

Zeiken reemplaza las variables con los datos de cada persona seleccionada. Por eso conviene revisar antes que la ficha esté completa.

Crear documento: guardar en la ficha y plantillas

Guardar en ficha trabajador crea el documento en DOCX para cada persona seleccionada y lo deja en la sección Documentos de su ficha, con tipo Documento por defecto y sin marcar Visible App. El nombre del archivo sale de la plantilla: seleccione o guarde una plantilla antes de usar este botón.

Guardar plantilla guarda el texto para volver a usarlo:

• Sin plantilla seleccionada: pide el nombre de la nueva plantilla.
• Con una plantilla del grupo Sistema: las plantillas de sistema no se modifican, así que Guardar crea una copia en Plantillas del colegio.
• Con una plantilla del colegio: Guardar actualiza esa plantilla y Crear nueva crea otra.

Para eliminar una plantilla del colegio, use el basurero junto a su nombre en la lista. El contenido del editor no puede superar 1 MB.

Cómo hacer un finiquito, paso a paso

Trabajadores → Finiquitos registra el término de la relación laboral y genera el documento en Word. Zeiken no calcula los montos del finiquito: usted escribe cada concepto.

1. Pulse Nuevo Finiquito. Requiere permiso de agregar finiquitos.
2. Indique el Nº Documento y elija el Trabajador. Zeiken trae de su ficha RUT, nombre, Cargo, Dirección, Email, Fecha de Ingreso y Fecha de Término.
3. Indique la Fecha del Finiquito y la Ciudad, revise las fechas y elija la Causal de Término, por ejemplo renuncia, mutuo acuerdo, vencimiento del plazo o necesidades de la empresa.
4. En Haberes y Descuentos, pulse Agregar Concepto. Elija Haber o Descuento, escriba la descripción y el Monto. Repita por cada concepto.
5. Revise Total Haberes, Total Descuentos y Saldo Total. Subvenciones se reparte sola según las horas del trabajador en cada subvención.
6. Si corresponde, use Pactar en Cuotas y adjunte documentos con Adjuntar.
7. Pulse Guardar Finiquito.

Qué pasa al guardar un finiquito

Guardar un finiquito no retira al trabajador. Para que deje de figurar como activo, en su ficha cambie Retirar Trabajador a Retirado e indique Fecha de Retiro y Causal de término.

Al guardar un finiquito, Zeiken también registra un egreso y su asiento contable en Contabilidad. El finiquito queda en estado Por pagar.

Finiquitos: lista, búsqueda y documento Word

La pantalla Gestión de Finiquitos parte vacía. Para ver los finiquitos pulse Buscar. Por defecto busca los del mes actual según la fecha del finiquito.

• RUT del Trabajador: escríbalo sin puntos ni guion.
• Rango de Fechas: indique inicio y fin, o bórrelo para ver todas las fechas.

Cada fila muestra RUT, nombre, fecha, monto, centro de costo y estado (Pagado o Por pagar). En los tres puntos de la fila están:

Opción	Para qué
Descargar Word (Resumido)	Documento de finiquito con formato breve. Requiere permiso de exportar finiquitos.
Descargar Word (Extendido)	Documento de finiquito con texto más extenso. Requiere permiso de exportar finiquitos.
Eliminar	Borra el finiquito, su egreso y sus asientos. Requiere permiso de eliminar finiquitos.

Los tres puntos junto a Buscar ofrecen Exportar a Excel, que descarga solo los finiquitos de la página que está viendo, e Historial de cambios.

Finiquitos: editar y pactar en cuotas

Editar un finiquito: pulse su fila en la lista, corrija y pulse Actualizar Finiquito, que requiere permiso de editar finiquitos. Descargar Word también está en esta ventana.

Al actualizar un finiquito, Zeiken reemplaza su egreso y sus asientos contables, y lo deja como no pagado. Revise su estado después de editar uno que ya estaba Pagado.

Pactar en cuotas:

1. Termine de ingresar los conceptos. Pactar en Cuotas reparte el Saldo Total vigente en ese momento.
2. Pulse Pactar en Cuotas e ingrese la cantidad de cuotas.
3. En Cuotas Pactadas, indique la Fecha de Pago de cada una y ajuste el Monto si hace falta.

Si cambia los conceptos después, vuelva a pulsar Pactar en Cuotas: las cuotas no se recalculan solas. El botón requiere permiso de editar finiquitos. Las cuotas aparecen en el documento Word.

Registro DT (Dirección del Trabajo)

Zeiken no tiene una pantalla llamada Registro DT en el menú Trabajadores, y este módulo no envía contratos ni anexos a la Dirección del Trabajo. Si busca algo relacionado, puede ser una de estas opciones:

Lo que necesita	Dónde está
Descargar el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) para cargarlo en la Dirección del Trabajo	Remuneraciones → Acciones → Exportaciones → Rendición → Dirección del trabajo (LRE)
Anotar permisos, amonestaciones o accidentes de una persona	Ficha del trabajador → Registro
Generar el texto de un contrato o anexo	Trabajadores → Crear documento
Ir al sitio de la Dirección del Trabajo	Enlace Dirección del Trabajo en Páginas de Interés de la página de bienvenida

Cuenta Zeiken Staff del trabajador

Para gestionar la cuenta de una persona, abra el engranaje de su ficha y elija Información cuenta Staff. Ahí ve el correo, si está activa y si se envió invitación, y tiene estos botones:

• Crear usuario: crea la cuenta. No envía invitación.
• Enviar invitación o Reenviar invitación: manda un correo para que la persona defina su contraseña.
• Restablecer contraseña: manda un correo de restablecimiento.
• Restablecer cuenta: reinicia la cuenta. No envía invitación.
• Migrar a 2.0: aparece en cuentas antiguas @zeiken.cl. Primero agregue un correo personal en la ficha y guarde.

Para enviar invitaciones a todos, en Más opciones del listado use Notificar Zeiken Staff (alta / invitación): Solo pendientes o Incluir reenvíos. Restablecer Zeiken Staff recrea solo las cuentas antiguas @zeiken.cl. Ambas requieren permiso de exportar en Trabajadores.

Problemas de permisos en Trabajadores

No veo el botón Nuevo trabajador. Su usuario no tiene permiso para agregar en Trabajadores. Pida a un administrador del colegio que lo revise en Usuarios y Permisos.

Veo Nuevo trabajador, pero en la ficha no aparece Agregar. Ese botón requiere además permiso para editar en Trabajadores. Pida que lo revisen en Usuarios y Permisos.

Aparece “Tienes permisos de solo lectura”. Su usuario no tiene permiso para editar en Trabajadores. Puede consultar la ficha, pero no modificarla.

En la ficha solo veo Datos Personales. Las demás secciones requieren permiso de Trabajadores.

Problemas frecuentes en la ficha del trabajador

El botón Agregar o Actualizar está deshabilitado. Falta un campo obligatorio. Pulse campos con alertas para ver la Lista de errores, por ejemplo El campo Cargo es requerido o La fecha de ingreso es requerida.

Aparece “PERIODO CERRADO” en vez de Actualizar. Abrió la ficha desde un período cerrado de Remuneraciones. Allí no se pueden guardar cambios.

Aparece “La suma de sus horas excede el limite legal!”. Las horas de todos los contratos de la persona suman más de 44. Es una alerta y no impide seguir: revise las horas de cada subvención.

Aparece “El valor es menor a RBMN”. El Valor propio por hora es menor que la RBMN vigente. Revise el monto ingresado.

Un trabajador no aparece en el listado. Puede estar retirado. En Más opciones, marque Mostrar Retirados.

Problemas frecuentes en documentos

Aparece “No se han seleccionado trabajadores.”. Seleccione al menos una persona en Trabajadores, arriba del editor, antes de pulsar Guardar en ficha trabajador.

Aparece “Firma no disponible” o “Logo no disponible”. El colegio no tiene configurada la firma del representante legal o el logo. Sin ellos no se pueden insertar.

Aparece “El contenido del editor no puede superar 1 MB”. El texto y las imágenes son demasiado pesados para guardar la plantilla. Reduzca o quite imágenes.

Aparece “El archivo seleccionado es demasiado grande. El tamaño máximo permitido es de 4 MB.”. El archivo que intenta subir a Documentos supera ese límite. Redúzcalo antes de subirlo.

Aparece “Por favor, seleccione un archivo de formato válido (PDF, DOC, DOCX, JPG, JPEG, PNG).”. Convierta el archivo a uno de esos formatos.

Problemas frecuentes en finiquitos

No aparece ningún finiquito en la lista, o dice “No se encontraron finiquitos”. Pulse Buscar. La pantalla parte vacía, busca solo en el Rango de Fechas indicado y no se actualiza sola al guardar uno nuevo. Si filtró por RUT, escríbalo sin puntos ni guion.

Aparece “Campos requeridos” al guardar un finiquito. La ventana lista lo que falta: N° Documento, Trabajador, Fecha del Finiquito, Fecha de Ingreso, Fecha de Término, Causal de Término o Al menos un concepto (haber o descuento).

Aparece “No tiene permiso para ver detalle de finiquito”. Su usuario no tiene permiso de finiquitos. Pida que lo revisen.

No veo Nuevo Finiquito, Eliminar o Exportar a Excel. Cada uno requiere su propio permiso de finiquitos: agregar, eliminar o exportar.

Aparece “El archivo no puede exceder los 5MB”. El adjunto del finiquito supera ese tamaño. Redúzcalo antes de usar Adjuntar.

Preguntas frecuentes de Trabajadores

¿Cómo agrego un trabajador nuevo? En Trabajadores → Listado Trabajadores → Nuevo trabajador. Escriba el RUT, complete la ficha y pulse Agregar.

¿Cómo creo un contrato? Para registrar sus datos: ficha del trabajador → Contratos y anexos → Nuevo contrato. Para generar el documento: Trabajadores → Crear documento.

¿Cómo hago un finiquito? En Trabajadores → Finiquitos → Nuevo Finiquito. Complete los datos y conceptos y pulse Guardar Finiquito.

¿Qué es el Registro DT? Zeiken no tiene una pantalla con ese nombre. Para la Dirección del Trabajo, el archivo disponible es el LRE, en Remuneraciones → Acciones → Exportaciones → Rendición.

Preguntas frecuentes sobre la ficha del trabajador

¿Cómo retiro a un trabajador? En su ficha, Datos Laborales: cambie Retirar Trabajador a Retirado, indique Fecha de Retiro y Causal de término, y pulse Actualizar.

¿Cómo vuelvo a activar a un trabajador retirado? Marque Mostrar Retirados, abra su ficha y cambie Retirar Trabajador a Activo. Luego pulse Actualizar.

¿Puedo cambiar el RUT de un trabajador? No. El campo Rut de la ficha no se puede editar.

¿Cómo genero un certificado de antigüedad o de renta? Ficha del trabajador → Documentos → Generar Certificado.

¿Dónde descargo la nómina de trabajadores en Excel? En Trabajadores → Listado Trabajadores → Exportar. Elija antes los datos con Columnas.

Vea también: Remuneraciones, Colegio, Glosario.