FICOM

Acceso: menú FICOM → Dashboard, Alumnos, Apoderados o Cursos | Quién puede usarlo: usuarios con permiso de FICOM, en colegios que tengan el módulo contratado. Agregar, editar, importar y exportar piden permisos adicionales de FICOM. Si un botón no aparece, pida ese permiso a quien administra los usuarios de su colegio.

Para qué sirve

FICOM administra las finanzas escolares: matricular alumnos, asociarles un apoderado y un curso, generar su plan de mensualidades, registrar los pagos y ver qué cuotas están vencidas. El Dashboard resume cuánto se ha cobrado, cuánto está pendiente y cuánto está vencido en el año. Desde FICOM también se emiten boletas en el SII y se generan el contrato y el pagaré de cada alumno.

Si al entrar ve una presentación con el botón Consultar precios, su colegio no tiene el módulo activo.

Conceptos clave

Período: todo es por año

Alumnos, cursos y mensualidades pertenecen a un año, que se elige en Período. Un alumno matriculado en 2025 no aparece en 2026 hasta que se le matricule o se le promueva a ese año.

Estados de una cuota

Estado	Qué significa
Pendiente	No tiene pagos y aún no vence.
Parcial	Tiene un pago, pero queda saldo.
Vencida	Tiene saldo y pasó la fecha de vencimiento.
Pagada	No queda saldo y tiene pagos.
Beca	No queda saldo, pero nunca se pagó: la beca o el descuento la cubrió completa.

Si el colegio tiene en 0 el interés diario y el fijo mensual, no se cobra interés y no se muestran cuotas vencidas: aparece Sin cobro de interés.

Cómo se imputa un pago

El monto que se registra se reparte solo sobre las cuotas con saldo, desde la más antigua. Cubre una cuota completa y, si sobra, deja abono parcial en la siguiente. No se eligen las cuotas a mano. Si el pago supera toda la deuda, lo que sobra queda como Excedente (saldo a favor).

Estados de un alumno

Un alumno puede ser Prioritario, Becado (con porcentaje de beca), Retirado o activo, y puede tener marcados el Pagaré y el Contrato. Los alumnos retirados se pueden recuperar con Reintegrar Alumno.

Pantalla Dashboard

La pantalla se llama Panel de cobranza. Arriba se elige el Período (el año actual y los dos anteriores).

Sección	Qué muestra
Total facturado este año	Monto total de las mensualidades del año, con el porcentaje cobrado y la Meta anual si está configurada.
Recaudado, Pendiente, Vencido	Montos y su porcentaje del total, comparados con el año anterior.
Excedente	Saldo a favor no imputado. Solo aparece si existe.
Acciones prioritarias	Cuotas vencidas, cuotas por vencer esta semana, excedente, estado de cuotas y alumnos prioritarios, cada una con un botón para ir a verlos.
Estado financiero	Barra de recaudado, pendiente y vencido, y el avance del Objetivo anual.
Actividad reciente	Últimos movimientos del período.
Pagos recientes	Pagos del período, con buscador por RUT de alumno o apoderado.

Botones arriba: Registrar pago, Configurar (permiso de editar), Importar (permiso de importar) y el menú Más opciones con Planilla Asistencia, Libro FICOM, Estado de cuotas y Exportar pagos.

El botón Enviar recordatorio todavía no funciona: Zeiken avisa Próximamente. La tarjeta Alertas también está en preparación.

Cómo registrar un pago de FICOM

1. En FICOM → Dashboard, pulse Registrar pago. También puede abrir la ficha del alumno desde Alumnos y pulsar Registrar pago.
2. Si empezó desde el Dashboard, en Buscar alumno escriba el RUT o nombre (mínimo 4 caracteres) y pulse el alumno. Se abre su ficha.
3. En la ficha, pulse Registrar pago.
4. Elija la Forma de pago, la Fecha, el Monto a pagar y el Banco destino. Escriba el N° boleta.
5. Revise Cómo se imputará: muestra qué cuotas quedan Completa o Parcial.
6. Si quiere, pulse Adjuntar para subir un PDF, imagen o XML.
7. Pulse Registrar pago. Zeiken muestra Pago registrado correctamente.

Registrar pago queda desactivado mientras falte algún dato obligatorio. En la ficha, el botón aparece solo con permiso de editar FICOM y se desactiva si el alumno no tiene cuotas con saldo.

Si el monto supera la deuda, Zeiken avisa Quedará excedente y pregunta si desea registrar con excedente o revisar el monto.

Cómo emitir la boleta del pago en el SII

1. En Registrar pago, marque Emitir boleta SII al registrar el pago. El campo N° boleta deja de ser obligatorio: se completa con el folio del SII.
2. Si quiere avisar al apoderado, marque Notificar boleta por email (SII) o Notificar boleta por WhatsApp / teléfono (SII).
3. Pulse Registrar pago.

El pago se guarda siempre. Si el SII falla, Zeiken avisa Pago registrado; no se pudo emitir la boleta con el motivo. Para reintentar, abra el pago en Detalle pago, pulse el lápiz y luego Emitir boleta SII. Un pago que ya tiene boleta muestra su folio.

Cómo editar o eliminar un pago

1. En la ficha del alumno, pestaña Plan de pago, pulse Detalle pago en la cuota (aparece si la cuota tiene pagos).
2. Para corregirlo, pulse Editar pago, cambie los datos y pulse Guardar cambios.
3. Para borrarlo, pulse Eliminar pago (con permiso de editar FICOM). Zeiken pregunta ¿Eliminar pago? y avisa que se eliminan también sus registros contables y que no se puede deshacer.

Pantalla Alumnos

Elemento	Qué hace
Período	Año que se está viendo.
Tipo Alumno	Filtra Prioritarios, Becados, Retirados o Activos.
Buscar alumno	Busca por RUT o nombre (mínimo 4 caracteres, pulse Enter). Muestra Modo búsqueda; Limpiar búsqueda vuelve a la lista.
Filtrar por curso	Lista de cursos con su cantidad de alumnos. Todos muestra el colegio completo.
Chips de estado (en Todos)	Cuotas vencidas, Parcial, Pendiente, Al día, Sin plan, Con excedente, Todos.
Nuevo alumno	Abre el alta (permiso de agregar).
Menú de tres puntos	Configuración, Importación, Reintegrar Alumno, Exportar a Excel e Historial de cambios.

La tabla muestra RUT, Nombres, Apellidos, Matrícula, Apod., Curso, Datos (Prio., Beca, Pagaré, Contrato), Estado (Pagado, Vencido, Parcial, Pendiente, Sin plan) y Saldo. Al pulsar una fila se abre la ficha del alumno.

Cómo matricular un alumno nuevo, paso a paso

1. En FICOM → Alumnos, pulse Nuevo alumno (solo con permiso de agregar).
2. En Alta de alumno, paso Alumno: complete RUT, Nombre, Apellido Paterno y Curso (obligatorios), y el resto de los datos. En Fecha de Matrícula defina desde qué mes se generan las mensualidades. Pulse Guardar y continuar.
3. Paso Apoderado: escriba el RUT Apoderado y pulse Buscar o crear. Si no existe, Zeiken ofrece crearlo. También puede pulsar Continuar sin apoderado y asignarlo después.
4. Paso Plan de pago: elija Cuotas mensuales, Anualidad completa (una sola cuota) o No generar ahora.
5. Paso Documentos: opcional, pulse Generar contrato o Generar pagaré. Se descargan en PDF para firmar fuera de Zeiken.
6. Pulse Finalizar alta. Se abre la ficha del alumno.

Si el RUT ya está matriculado ese año, aparece Alumno ya existe. Si el curso llegó a su máximo, aparece Curso sin capacidad.

Cómo generar las mensualidades de un alumno

1. Abra la ficha del alumno y vaya a Plan de pago.
2. Si el año no tiene cuotas, pulse Generar mensualidades y elija el año.
3. Si quiere, registre un abono a la anualidad, que reduce el valor de cada cuota. No es un sobrepago.

Para varios alumnos a la vez: en Alumnos, marque las casillas y pulse Generar mensualidades (n). Zeiken omite a quienes ya tienen cuotas y avisa Proceso completado. Si falta la configuración del año, aparece Configuración faltante: No existe configuración FICOM para el año …; vea Cómo configurar los aranceles.

Cómo eliminar mensualidades de varios alumnos

1. En Alumnos, marque los alumnos y pulse Eliminar mensualidades (n) (permiso de editar).
2. Elija el año y pulse Continuar.
3. Si hay cuotas ya pagadas, Zeiken advierte que también se eliminan sus pagos, ingresos y asientos contables. Confirme con Sí, eliminar todo.

Esta acción revierte pagos e imputaciones contables y no se puede deshacer.

Cómo promover alumnos al curso siguiente

1. En Alumnos, marque los alumnos.
2. Pulse Promover (n) (permiso de editar) y confirme Sí, promover.

Si no existe el curso siguiente en el período, aparece Curso no encontrado: créelo antes en Cursos.

Cómo retirar o reintegrar un alumno

• Retirar: en la fila del alumno, pulse Retirar Alumno y confirme ¿Estás seguro de retirar al alumno?. Zeiken avisa Retirado.
• Reintegrar: en un alumno retirado, pulse Reintegrar Alumno en su fila y confirme ¿Reintegrar alumno?.

Ambos botones aparecen solo con permiso de editar FICOM.

Ficha del alumno

Al pulsar un alumno se abre su ficha. Arriba están el apoderado, el Saldo pendiente, lo Pagado año y el Plan del año, y se puede cambiar el Año. Tiene seis pestañas:

Pestaña	Para qué sirve
Plan de pago	Cuotas con Vence, Cuota, Int., Desc., Pagado, Saldo y Estado. Se puede editar el descuento de una cuota impaga.
Historial	Pagos del año con su forma de pago, fecha y N° de boleta.
Observaciones	Notas de cobranza y acuerdos. Se agregan con Agregar observación.
Alumno	Matrícula, contacto y condiciones. Editar datos del alumno y Aplicar descuento al plan.
Apoderado	Datos del apoderado. Editar apoderado.
Documentos	Estado del contrato y del pagaré, con su botón para generarlos.

Aplicar descuento al plan usa los descuentos del catálogo. Sin ninguno activo, aparece Sin descuentos en configuración.

Cómo configurar los aranceles y el interés

1. En FICOM → Dashboard, pulse Configurar (permiso de editar). Desde Alumnos está en el menú de tres puntos, como Configuración.
2. En Parámetros por año, pulse Agregar parámetro y complete cada celda: Año, Arancel, Arancel 4° Medio, Interés diario, Interés fijo mens. y Día pago.
3. Si el arancel cambia según el curso, marque Aranceles por rango de cursos y use Rangos para definir nombre, cursos, Arancel Anual (CLP) y Cantidad de Cuotas.
4. En Catálogo de descuentos, pulse Descuento y defina Nombre, Tipo (Porcentaje % o Monto fijo / cuota) y Valor.
5. Pulse Guardar configuración. Zeiken muestra Configuración Guardada!.

Sin un parámetro para el año, no se pueden generar mensualidades.

Cómo personalizar el contrato y el pagaré

En Configuración, bloque Plantillas de documentos:

1. Pulse Ver sistema para ver el modelo que usa Zeiken.
2. Pulse Crear mi copia para armar la versión del colegio. En el editor, inserte variables desde el panel Variables: al generar el PDF se reemplazan por los datos del alumno.
3. Para volver al modelo original, pulse Restaurar sistema y confirme ¿Volver a la plantilla del sistema?.

Mientras no exista copia, se usa la plantilla del sistema.

Cómo importar alumnos, apoderados, cursos o mensualidades

1. Pulse Importar en el Dashboard, o Importación en el menú de Alumnos o Apoderados (permiso de importar).
2. En Importador de Datos FICOM, elija el Tipo de archivo y el Año.
3. Pulse Descargar Plantilla, complete la planilla y cárguela con Seleccionar archivo (.xlsx, .xls o .csv, hasta 1 MB).
4. Pulse Cargar y finalizar. En Confirmar Importación revise cuántos registros se crearán. Los duplicados se omiten.
5. Confirme. Al terminar aparece Importación Exitosa.

Importe en este orden: cursos, apoderados, alumnos y mensualidades.

Pantalla Apoderados

Muestra los apoderados con RUT, Nombre, Apellido y Teléfono. Se busca por Buscar por RUT, nombre o apellido. El menú de tres puntos tiene Agregar Apoderado, Importación, Exportar a Excel e Historial de cambios.

Para crear uno, pulse Agregar Apoderado y complete RUT, Nombre y Apellido Paterno. Con Buscar Alumno por RUT se le asocian sus alumnos. Si el RUT ya existe, aparece Ya existe un apoderado con ese RUT. Pulsar un apoderado para editarlo pide permiso de editar; sin él aparece Sin permiso.

Pantalla Cursos

Muestra el Nombre de cada curso y su cantidad de Alumnos, por Período. Pulse Nuevo curso (permiso de agregar) y elija Grado, Letra, Tipo Enseñanza, Cantidad de Cuotas (9 a 12), Período (Año) y, si quiere, Capacidad máxima. Pulse una fila para editarla y el ojo (Ver alumnos del curso) para ver sus alumnos.

Cómo exportar el estado de cuotas y otros reportes

En el menú Más opciones del Dashboard:

• Estado de cuotas (permiso de exportar): elija Curso y Mes y pulse Exportar Excel. Si no hay cuotas con ese filtro, aparece Sin resultados.
• Exportar pagos: Excel con el registro de pagos del período.
• Planilla Asistencia y Libro FICOM: requieren permiso de editar.

Problemas frecuentes con FICOM

Al abrir FICOM aparece Consultar precios. El módulo no está activo en su colegio.

Configuración faltante: No existe configuración FICOM para el año. Cree el parámetro del año en Configurar → Parámetros por año.

Alumno ya existe. Ese RUT ya está matriculado en el período. Búsquelo en Alumnos o cambie el Período.

Curso sin capacidad. Suba la Capacidad máxima del curso en Cursos o elija otro curso.

Término muy corto. La búsqueda pide al menos 4 caracteres.

El botón Registrar pago de la ficha está desactivado. El alumno no tiene cuotas con saldo, o la ficha se está actualizando. Si no aparece, falta el permiso de editar FICOM.

Pago registrado; no se pudo emitir la boleta. El pago quedó guardado. Complete el N° de boleta o reintente con Emitir boleta SII.

El archivo no puede exceder los 5MB. Reduzca el adjunto del pago.

Curso no encontrado al promover. Cree el curso siguiente en Cursos para ese período.

Preguntas frecuentes sobre FICOM

¿Cómo registro un pago de FICOM? En FICOM → Dashboard, pulse Registrar pago, busque al alumno y complete el pago.

¿Cómo veo la deuda de un alumno? En Alumnos, la columna Saldo, o abra su ficha: Saldo pendiente.

¿Cómo veo quiénes están morosos? En el Dashboard, Cuotas vencidas → Ver cuotas, o en Alumnos el chip Cuotas vencidas.

¿Cómo dejo a un alumno becado? Edite al alumno (Editar datos del alumno) y complete Porcentaje de Beca. Para un descuento del catálogo, use Descuento del catálogo.

¿Cómo cambio el valor de una cuota? Edite el descuento en Plan de pago, o use Aplicar descuento al plan.

¿Cómo cambio el apoderado de un alumno? En Editar datos del alumno, junto a RUT Apoderado pulse el ícono de cambiar apoderado y busque al nuevo.

¿Puedo descargar la deuda en Excel? Sí: Más opciones → Estado de cuotas.

Vea también: Ingresos, Conciliación bancaria, Glosario.